Karyawan Banyak tetapi Produktivitas Rendah
Contoh Kasus
Sebuah perusahaan kontraktor sudah berjalan 10 tahun.
Perusahaan memiliki:
42 karyawan
3 tim proyek
6 proyek aktif
Omzet sekitar Rp4 miliar per bulan
Owner merasa jumlah karyawan sudah cukup besar.
Namun masalahnya, proyek sering terlambat.
Ketika ditanya mengapa pekerjaan lambat, jawaban yang muncul hampir selalu sama:
"Orangnya kurang."
Akhirnya owner menambah lagi 8 orang.
Total menjadi 50 karyawan.
Tetapi tiga bulan kemudian...
proyek tetap terlambat.
Bahkan biaya gaji semakin besar.
Owner mulai bertanya:
"Kalau orang sudah 50, kenapa pekerjaan masih lambat?"
Di sinilah Wibisono Method digunakan.
W — WATCH
Mengamati fakta, bukan asumsi
Data menunjukkan:
Karyawan: 50 orang
Proyek aktif: 6
Jam kerja: 8 jam/hari
Banyak pekerjaan tertunda
Banyak pekerjaan harus diulang
Supervisor terlalu banyak mengurus pekerjaan teknis
Briefing proyek tidak selalu jelas
Sebagian karyawan menunggu instruksi
Pekerjaan antarbagian sering saling menunggu
Owner masih sering menjadi tempat mengambil keputusan kecil
Yang menarik:
Jumlah orang sebenarnya bukan masalah utama.
Ada cukup banyak tenaga kerja.
Tetapi waktu produktif mereka rendah.
I — INVESTIGATION
Mencari apa yang sebenarnya membuat karyawan tidak produktif
Kemudian dilakukan investigasi kepada beberapa pihak.
Owner
"Menurut saya karyawan kurang inisiatif."
Supervisor
"Kami sering menunggu keputusan owner."
Karyawan
"Kadang kami tidak tahu mana pekerjaan yang harus diprioritaskan."
Purchasing
"Material kadang terlambat datang karena permintaan dari proyek mendadak."
Project Manager
"Beberapa pekerjaan harus dikerjakan ulang karena instruksi awal berubah."
Kemudian dilakukan pengamatan aktivitas harian.
Ternyata banyak waktu terbuang untuk:
Menunggu material
Menunggu keputusan
Menunggu instruksi
Mencari informasi
Memperbaiki pekerjaan
Rapat yang tidak menghasilkan keputusan
Mengulang pekerjaan
Jadi masalahnya bukan:
"Karyawan tidak mau bekerja."
Tetapi:
Sistem kerja membuat karyawan kehilangan banyak waktu produktif.
B — BOTTLENECK
20 masalah ternyata 1 bottleneck
Sebelumnya owner melihat banyak masalah:
Karyawan kurang disiplin.
Karyawan kurang inisiatif.
Produktivitas rendah.
Proyek terlambat.
Gaji semakin besar.
Banyak lembur.
Supervisor kewalahan.
Komunikasi buruk.
Material terlambat.
Banyak pekerjaan ulang.
Briefing tidak efektif.
Banyak meeting.
Owner terlalu banyak turun tangan.
Karyawan menunggu instruksi.
Target tidak jelas.
Pembagian tugas tidak jelas.
Banyak keputusan lambat.
Antarbagian saling menunggu.
Biaya proyek membengkak.
Semangat kerja menurun.
Tetapi setelah dianalisis:
Bottleneck utamanya bukan jumlah karyawan.
Bottleneck-nya adalah sistem kerja dan alur pengambilan keputusan yang tidak efisien.
Artinya:
Menambah orang tidak otomatis menambah output.
Kalau sistemnya membuat orang menunggu, maka:
50 orang pun bisa kalah produktif dibanding 30 orang dengan sistem yang lebih baik.
I — IMPROVE
Jangan tambah karyawan. Perbaiki cara kerja.
Perusahaan kemudian fokus memperbaiki beberapa titik.
1. Job Description
Setiap posisi dibuat jelas:
Apa tanggung jawabnya?
Apa targetnya?
Apa yang boleh diputuskan sendiri?
Kapan harus meminta approval?
2. Daily Priority
Setiap tim mengetahui:
3 pekerjaan paling penting hari ini.
Bukan sekadar:
"Kerjakan proyek."
Tetapi:
"Hari ini selesaikan pemasangan rangka lantai 2 sampai 100%."
Target menjadi lebih konkret.
3. Decision Authority
Supervisor diberikan kewenangan mengambil keputusan tertentu tanpa harus menunggu owner.
Misalnya:
Pengeluaran material sampai nominal tertentu dapat diputuskan langsung.
4. Material Planning
Material direncanakan sebelum pekerjaan dimulai.
Tujuannya:
Jangan sampai 10 orang menunggu satu material yang belum datang.
5. Eliminate Rework
Setiap pekerjaan yang harus diulang dicatat:
Apa penyebabnya?
Siapa yang bertanggung jawab?
Bagaimana mencegahnya?
S — SYSTEMIZE
Setelah perbaikan mulai menunjukkan hasil, dibuat sistem.
SOP Pekerjaan
Setiap pekerjaan memiliki standar.
Daily Task Board
Semua orang tahu:
Hari ini → mengerjakan apa.
Project Dashboard
Owner dapat melihat:
Progress
Target
Keterlambatan
Material
Produktivitas
Rework
KPI
Karyawan tidak hanya dinilai berdasarkan:
"Datang tepat waktu."
Tetapi juga berdasarkan:
output yang dihasilkan.
Misalnya:
Target pemasangan = 100 m²/hari.
Maka produktivitas dapat diukur.
O — OPTIMIZE
Setelah sistem berjalan, perusahaan mulai mengukur.
Sebelumnya:
Output rata-rata: 70 unit pekerjaan/hari
Setelah sistem diperbaiki:
90 unit/hari
Kemudian dianalisis lagi.
Ditemukan bahwa beberapa tim masih memiliki waktu tunggu tinggi.
Maka fokus berikutnya adalah:
mengurangi waiting time.
Setelah diperbaiki:
90 → 105 unit/hari.
Artinya perusahaan tidak perlu menambah 10 karyawan untuk meningkatkan output.
Produktivitas naik dari sistem yang lebih baik.
N — NEXT GROWTH
Setelah produktivitas meningkat, perusahaan baru mempertimbangkan ekspansi.
Misalnya:
Sebelumnya:
50 karyawan → 6 proyek
Setelah sistem diperbaiki:
50 karyawan → mampu menangani 8 proyek.
Barulah jika permintaan terus meningkat, perusahaan merekrut orang baru.
Dan orang baru tersebut masuk ke:
sistem yang sudah siap.
Bukan masuk ke sistem yang masih kacau.
ONE PAGE SUMMARY
| Wibisono Method | Temuan |
|---|---|
| WATCH | 50 karyawan tetapi proyek tetap terlambat |
| INVESTIGATION | Banyak waktu hilang karena menunggu, pekerjaan ulang, dan keputusan lambat |
| BOTTLENECK | Sistem kerja dan decision flow tidak efisien |
| IMPROVE | Perjelas target, kewenangan, material planning dan kurangi rework |
| SYSTEMIZE | SOP, daily task, dashboard dan KPI |
| OPTIMIZE | Ukur output per orang, waiting time dan rework |
| NEXT GROWTH | Tingkatkan kapasitas sebelum menambah headcount |
Inti Wibisono Method:
Jangan langsung bertanya, "Berapa orang lagi yang kita butuhkan?"
Tanyakan terlebih dahulu:
"Berapa banyak waktu produktif yang sebenarnya hilang dari orang-orang yang sudah kita punya?"
Karena terkadang perusahaan bukan kekurangan SDM.
Perusahaan kekurangan sistem yang membuat SDM produktif.
Konsultasi untuk optimasi usaha hub no WA yang tercantum di blog ini.
.jpg)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar