Sudah Tambah Karyawan tetapi Masalah Tetap Sama
Contoh Kasus
Sebuah perusahaan distributor bahan bangunan memiliki masalah yang sudah berlangsung hampir dua tahun.
Order cukup banyak, tetapi pengiriman sering terlambat.
Customer mulai komplain.
Sales menyalahkan gudang.
Gudang menyalahkan admin.
Admin mengatakan data order dari sales sering berubah.
Owner kemudian mengambil kesimpulan:
"Berarti kita kekurangan orang."
Akhirnya perusahaan merekrut:
2 admin
3 orang gudang
2 driver
Total 7 karyawan baru.
Biaya gaji bertambah sekitar Rp45 juta per bulan.
Owner berharap masalah pengiriman selesai.
Ternyata tiga bulan kemudian...
masalah yang sama masih terjadi.
Order masih terlambat.
Customer masih komplain.
Gudang masih kewalahan.
Admin masih sering lembur.
Owner akhirnya berkata:
"Orang sudah ditambah, kenapa masalahnya tidak selesai?"
Di sinilah Wibisono Method mulai membongkar masalah sebenarnya.
W — WATCH
Melihat fakta, bukan asumsi
Data menunjukkan:
Karyawan sebelum penambahan: 32 orang
Setelah penambahan: 39 orang
Biaya payroll meningkat
Jumlah order relatif sama
Pengiriman masih sering terlambat
Banyak order harus dikoreksi
Sales sering mengubah pesanan setelah masuk gudang
Gudang masih menggunakan pencatatan manual
Tidak ada sistem prioritas order
Tidak ada satu dashboard yang menunjukkan status setiap order
Artinya:
Jumlah karyawan bertambah 22%, tetapi output sistem hampir tidak berubah.
Ini tanda bahwa perusahaan kemungkinan besar bukan kekurangan orang.
I — INVESTIGATION
Cari tahu mengapa orang tambahan tidak menyelesaikan masalah
Kemudian dilakukan investigasi.
Kepada Sales
"Kenapa order sering berubah?"
Jawaban:
"Customer kadang minta perubahan setelah order masuk."
Kepada Admin
"Apa yang paling membuat pekerjaan lambat?"
Jawaban:
"Kami sering harus mengoreksi data order."
Kepada Gudang
"Apa yang paling menghambat?"
Jawaban:
"Kami sering menerima order yang informasinya belum lengkap."
Kepada Driver
"Apa yang membuat pengiriman terlambat?"
Jawaban:
"Kadang kami sudah siap jalan, tetapi barang belum selesai."
Kemudian ditelusuri alurnya:
Customer
↓
Sales
↓
Admin
↓
Gudang
↓
Packing
↓
Driver
Ternyata masalah terjadi karena informasi order berpindah dari satu orang ke orang lain tanpa sistem yang jelas.
B — BOTTLENECK
20 masalah ternyata 1 bottleneck
Owner sebelumnya melihat:
Admin kurang.
Gudang kurang.
Driver kurang.
Sales kurang disiplin.
Order terlalu banyak.
Customer sering mengubah order.
Pengiriman terlambat.
Gudang lembur.
Admin lembur.
Banyak komplain.
Banyak kesalahan input.
Barang salah kirim.
Packing terlambat.
Driver menunggu.
Sales menyalahkan gudang.
Gudang menyalahkan sales.
Customer service kewalahan.
Payroll meningkat.
Owner harus turun tangan.
Masalah tidak kunjung selesai.
Tetapi setelah dibongkar:
Bottleneck-nya bukan jumlah karyawan.
Bottleneck-nya adalah alur order yang tidak memiliki sistem dan standar yang jelas.
Jadi perusahaan selama ini mencoba menyelesaikan masalah sistem dengan menambah manusia.
I — IMPROVE
Perbaiki proses sebelum menambah orang lagi
Perusahaan kemudian merancang ulang proses order.
Sebelumnya:
Sales menerima order
↓
WhatsApp Admin
↓
Admin input
↓
WhatsApp Gudang
↓
Gudang bertanya lagi
↓
Sales dikonfirmasi
↓
Order berubah
↓
Gudang mulai bekerja
↓
Driver menunggu
Banyak titik kebingungan.
Setelah diperbaiki:
Customer Order
↓
Sales Input Form
↓
Order Verification
↓
Order Approved
↓
Warehouse Pick List
↓
Packing
↓
Delivery
↓
Customer Confirmation
Setiap tahap memiliki status yang jelas.
S — SYSTEMIZE
Kemudian dibuat:
1. Order Form
Sales tidak boleh mengirim order dengan format bebas.
Semua informasi wajib tersedia.
2. Order Cut-Off
Perubahan order memiliki batas waktu.
3. Dashboard Order
Status terlihat:
New → Verified → Picking → Packing → Ready → Delivered
4. SOP
Setiap bagian mengetahui:
apa yang harus dilakukan, kapan dilakukan, dan siapa yang bertanggung jawab.
5. KPI
Tidak hanya mengukur:
"Berapa banyak karyawan?"
Tetapi:
Order diproses per hari
Error order
Waktu proses
Waiting time
On-time delivery
Complaint rate
O — OPTIMIZE
Setelah sistem berjalan selama beberapa bulan:
Order error
dari 12% → 4%
On-time delivery
dari 72% → 94%
Waktu proses order
dari 5 jam → 2 jam
Dan yang menarik:
Perusahaan ternyata tidak membutuhkan tambahan 7 karyawan tadi untuk menyelesaikan bottleneck tersebut.
Produktivitas meningkat karena alurnya diperbaiki.
N — NEXT GROWTH
Setelah sistem stabil, perusahaan baru memiliki dasar untuk berkembang.
Misalnya:
Sistem order sudah rapi
↓
Tambah channel penjualan
↓
Tambah customer
↓
Tambah area distribusi
↓
Baru tambah karyawan jika kapasitas benar-benar membutuhkan.
Dengan demikian, karyawan baru masuk ke dalam sistem yang sudah bekerja, bukan masuk untuk membantu sistem yang masih kacau.
ONE PAGE SUMMARY
| Wibisono Method | Temuan |
|---|---|
| WATCH | Karyawan bertambah 7 orang tetapi keterlambatan tetap terjadi |
| INVESTIGATION | Banyak masalah terjadi karena informasi order tidak jelas |
| BOTTLENECK | Sistem order dan alur kerja antarbagian tidak terintegrasi |
| IMPROVE | Standarisasi order, approval, picking, packing dan delivery |
| SYSTEMIZE | SOP, dashboard order, status pekerjaan dan KPI |
| OPTIMIZE | Kurangi error, waiting time dan keterlambatan |
| NEXT GROWTH | Scale penjualan setelah sistem operasional stabil |
Inti Wibisono Method:
Kalau masalahnya adalah sistem, menambah orang hanya akan membuat lebih banyak orang bekerja di dalam sistem yang sama-sama bermasalah.
Maka sebelum berkata:
"Kita butuh karyawan baru."
tanyakan dulu:
"Apakah kita benar-benar kekurangan orang, atau orang-orang yang ada sedang terjebak dalam proses kerja yang buruk?"
Karena:
Tambah orang ≠ otomatis tambah produktivitas.
Perbaiki bottleneck → produktivitas naik → baru scale.
Konsultasi untuk optimasi usaha hub no WA yang tercantum di blog ini.
.jpg)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar